Kişisel Verilerin Korunması

Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine Yönelik

 Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak İstanbul Esenyurt Üniversitesi (Bundan sonra “Üniversite” olarak anılacaktır”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşleme Amaçları

Aşağıda yer alan amaçlar doğrultusunda Üniversite tarafından sağlanan Başvuru Formunun doldurulması veya çalışan adayı tarafından Özgeçmişinin Üniversite’ye gönderilmesi ile bir takım kişisel veriler işlenilmektedir. Başvuru formumuzda ve ekinde sizden talep edilen/edilecek bilgiler, ilgili başvuru ilanında açık ve ayrıntılı olarak yer almaktadır. Bu bilgiler, aksi gerekmedikçe özgeçmiş, nüfus cüzdanı fotokopisi, vesikalık fotoğraf, doçentlik belgesi, lisans, yüksek lisans ve doktora diploma fotokopileri, bilimsel çalışmalardır. Bununla birlikte üniversitemize yaptığımız ziyaretler sırasında kapalı devre güvenlik kamera sistemi aracılığıyla elde edilen görsel kayıtlar ve iş başvurunuz kapsamında hakkınızda talep edebileceğimiz diğer bilgiler de işlenilebilecektir.  Üniversitemize kendi hazırlamış olduğunuz özgeçmiş (CV) göndermeniz halinde özgeçmişinizde yer alan bilgiler iş başvuru formunda yer alan bilgiler ile işlenecektir.

Toplanan kişisel verileriniz, kişisel verilerinizi bizlere açıklamanıza konu olan iş başvuru ve işe alım süreçlerinin yürütülmesi ve Üniversite’nin insan kaynakları departmanının istihdam süreçlerini yönetmesi amacı ile yasal sınırlar çerçevesinde 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydı ile Üniversite’nin meşru menfaatleri kapsamında işlenmektedir. İş başvuru formunda veya özgeçmişinizde Üniversitemizce açıkça talep edilmediği sürece 3. kişilerin kişisel verilerini referans amacıyla paylaşmamanız talep olunur. Referans bilgisi Üniversitemizce gerek görüldüğü hallerde sizden ayrıca talep edilecektir. Sizden talep edilmeden Üniversitemiz ile 3.kişilerin kişisel verilerini bizimle paylaşmanız halinde bu kişileri KVKK kapsamında aydınlatmak ve rızalarını almak sizlerin yükümlülüğündedir.

3. Kişisel Veri Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi ve Saklanma Esasları

Kişisel verileriniz Üniversitemiz tarafından sağlanan Başvuru Formunun doldurulması veya Çalışan adayı tarafından özgeçmişinin Üniversite’ye gönderilmesi sureti ile toplanmaktadır. Kişisel verileriniz, Üniversitemizin meşru menfaati doğrultusunda iş sözleşmesi ilişkisinin kurulabilmesi amacı ile toplanmakta ve işlenmektedir. Bu süreçte toplanan kişisel verileriniz; fiziki ve elektronik ortamda tutulmaktadır. Bu hukuki sebeplerle toplanan kişisel verileriniz 6698 sayılı Kanunun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmektedir.

Üniversitemize iş başvuru sürecinde paylaşmış olduğunuz tüm veriler açık rızanız ile işlenilmektedir. Açık rıza gösterdiğiniz bu hususlar bakımından açık rızanızı geri almak istemeniz halinde aşağıda 5. Başlıkta belirtilen yöntemi kullanabilirsiniz. Açık rızanız kapsamında iş başvuru sürecinde alınan bu veriler, 6 (altı) ay boyunca saklanacak ve Üniversite’nin istihdam politikası gereğince gerek olunması halinde tarafınıza bu bilgileriniz vasıtası ile ulaşılacaktır. 6 ay boyunca tarafınızla iletişime geçilmemesi halinde kişisel verileriniz İstanbul Esenyurt Üniversitesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında yer alan esaslar çerçevesinde imha edilecektir.

Üniversite tarafından yürütülen istihdam süreçlerinin olumlu sonuçlanması ve tarafınıza iş teklifinde bulunulması halinde; işbu aydınlatma metninde yer alan hususlar çerçevesinde işlenen kişisel verileriniz özlük dosyanıza aktarılacak ve Çalışan Aydınlatma Metninde yer alan esaslar çerçevesinde işlenecektir. Özlük dosyasında yer alan verileriniz mevzuat kapsamında, Üniversite ile hizmet akdinizin sona ermesinden itibaren 10 yıl, sağlık bilgisini içeren kişisel verileriniz 15 yıl süre ile saklanacak, saklama süresinin bitiminden itibaren İstanbul Esenyurt Üniversitesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında yer alan esaslar çerçevesinde imha edilecektir.

Üniversitemiz tarafından yürütülen istihdam süreçlerinin olumlu sonuçlanması halinde; tarafınızdan şu bilgi ve belgeler istenecektir: T.C. Kimlik Numarası gösterir kimlik fotokopisi, Nüfus Cüzdan Sureti, Yerleşim Yeri Belgesi, vesikalık fotoğraf, Adli Sicil Belgesi, Sağlık Raporu, Kan Grubunu gösterir belge, erkek adaylar için askerlik durumunu (terhis /tecil) gösterir belge, Öğrenim Belgesi örneği, SGK Hizmet Dökümü, Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği. Başvurunuzu bu bilgiler ışığında yapmanız rica olunur.

Kişisel verilerinizin Üniversitemiz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere;  http://www.esenyurt.edu.tr/ internet adresinden kamuoyu ile paylaşılmış olan İstanbul Esenyurt Üniversitesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasından ulaşabilirsiniz.

4. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Aktarılabileceği

İş başvuru süresinde paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz Üniversite içerisinde yalnızca bilmesi gereken ve sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişilerin erişimine açık olacak ve gerekli dikkat, özen ve hassasiyet gösterilerek işlenecektir. Üniversitemizin KVKK Politikası kapsamında kişisel verilerinizin yurt dışında aktarılmaması esastır ancak Üniversite bünyesinde kullanılan elektronik hizmet sağlayıcılarının yurtdışı merkezli olmaları sebebi ile (örneğin mail servisleri) her ne kadar amaç bu olmasa da verilerinizin yurtdışına aktarılması söz konusu olabilir. Bu durumda dahi Üniversite, verilerin aktarımı konusunda üzerine düşen her türlü teknik ve idari tedbiri alır ve tedbirlere uygun olarak hareket eder. Verilerinizin yurt dışına aktarımı halinde hukuka uygun olarak aktarım yapılması amacı ile açık rızanız talep edilir.

5. Özel Nitelikli Verilerin İşlenmesi

Üniversitemizin çalışan adaylarından özel nitelikli veri almak gayesi, politikası veya amacı bulunmamaktadır. Tarafımıza iletmiş olduğunuz belgelerde dini/siyasi kimliğiniz gibi özel nitelikli verilerin yer alması halinde (örneğin özgeçmiş fotoğrafınızda kılık kıyafet bilgisi yer alması) bu verileriniz işleme amacı bu olmasa dahi zorunlu olarak işlenecektir. Bu haller dışında Üniversite tarafından çalışan adayından özel nitelikli kişisel veri alınmayacaktır. Bu ve bunun gibi durumlarda tarafımıza özel nitelikli kişisel veriler iletmeniz halinde bu verileriniz açık rızanız ile ve İstanbul Esenyurt Üniversitesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında belirtilen ilkeler ve gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak işlenir. İşbu Aydınlatma Metni’nin 6. başlığında yer alan haklarınız saklıdır.

6. Kişisel Veri Sahibinin KVKK’nın 11. Maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri –ilgili kişiler- olarak, Kanun’un 13.maddesi uyarınca Üniversitemize her zaman başvurabilirsiniz. Bu kapsamda  kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini,

talep etme haklarına sahiptir.

Kanun kapsamındaki haklarınıza istinaden, kişisel verilerinize ilişkin taleplerinizi; Üniversite’nin internet adresinde kamuoyu ile paylaşılmış olan ve Üniversite personel müdürlüğünden de temin edebileceğiniz ilgili kişi başvuru formu ile veya başvuru formunda yazılı zorunlu bilgilerinizi içerir başka bir belge ile yazılı olarak veya e-posta, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Üniversitemize daha önce bildirilen ve Üniversite sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle kimliğiniz teyit edilebilir bir biçimde Üniversitemize iletmeniz durumunda Üniversite, talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Üniversite tarafından başvurunuz cevaplanırken Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nca yayınlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 7. maddesinde belirlendiği üzere; “İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.” maddesi uyarınca ücret alınabilecektir.

Veri Sorumlusu: İstanbul Esenyurt Üniversitesi

Adres: Zafer Mah. Adile Naşit Bulv. No:1 Esenyurt İstanbul / Türkiye

Telefon: +90 (212) 444 9 123

E-mail Adresi: bilgi@esenyurt.edu.tr